לפני שאתם מתחילים לחפש חברות להשכרת ציוד לאירועים, חשוב להבין איזה ציוד אתם צריכים. 

 לדוגמה, אם אתם עורכים אירוע בטבע כנראה תצטרכו אוהל להשכרה, שולחנות וכסאות, מאווררים, מצננים להשכרה, ציוד חימום כמו פטריות חימום להשכרה, גנרטור, כלי אוכל והרשימה עוד ארוכה.

 מעבר למחיר של השכרת הציוד לאירועים שכדאי לברר מראש, חשוב לדעת שחברות השכרת הציוד לאירועים מתמחות בציוד לאירועים מסוג מסוים. יש חברות שמשכירות ציוד לאירועי פנים וכאלה שמשכירות ציוד לאירועי חוץ או אירועי טבע. מראה וסגנון הציוד, האיכות והמגוון שלו יתאים את סוג האירועים בהם מתמחה החברה.

 לפני שאתם מרימים טלפון, תסתכלו בתמונות של הציוד ובתמונות מאירועים קודמים, בדקו אם החברה תואמת את האווירה שאתם רוצים באירוע שלכם. זאת המלצה לגבי כל הספקים באירוע שלכם – אל תסתבכו עם הצעות מחיר לא באמת רלוונטיות, פשוט דלגו על אלה שלא מספקים את מה שאתם באמת צריכים.

יש חברות להשכרת ציוד לאירועים שרגילות להשכיר לאירועים גדולים במיוחד – אירועי תאגיד, חתונות, ואפילו פסטיבלים. חברות כאלה רגילות להעביר את הציוד שלהן במשאיות כיוון שלרוב הן צריכות לשנע ציוד רב.

 אם האירוע שלכם קטן, חפשו את החברה שרגילה לעשות גם אירועים קטנים. 

 הבאת הציוד במשאית מעלה את עלויות השינוע ב-50% ויותר. אם אתם זקוקים למעט ציוד יחסית, אין סיבה לשלם על משאית כשמספיק להביא אותו עם נגרר. הובלה עם נגרר תעלה 500-150 ₪ (ללא מע"מ).

במידה והאירוע שלכם קטן יחסית ולא מדובר בהפקה מסובכת, כדאי למצוא חברה להשכרת ציוד אשר תוכל להשכיר לכם הכל ביחד ולא להסתבך עם המון ספקים קטנים.

 החיסרון בכך הוא שלא כל הציוד יראה בדיוק כמו שאתם רוצים, כי תצטרכו להסתפק במה שיש לחברה להציע.

 היתרון הגדול בלקיחת חברת השכרת ציוד אחת הוא שכך גם תחסכו לעצמיכם לוגיסטיקה (שהיא כידוע אם כל הסיוטים בארגון אירוע ובחיים בכלל) וגם תהליך התשלום יהיה פשוט בהרבה.

 נכון שאם לוקחים קייטרינג טועמים את האוכל? אז אם משכירים ציוד לאירועים - הולכים לראות אותו.

הרבה אנשים מסתפקים בתמונות ובחוות דעת, וזה בסדר, אם הלכתם על חברה עם המלצות הציוד כנראה יהיה טוב, אבל עדיין יש סיכוי שתתאכזבו מבחינה אסתטית.

 דברו עם חברת ההשכרה ותשאלו אותם אם יש להם אירוע דומה לאירוע שלכם בקרוב או אם אתם יכולים לבוא לבקר במחסן כדי לראות את הציוד בעצמכם. הם ישמחו להראות לכם אותו ולדעת ששניכם מסונכרנים מבחינת ציפיות. 

אחד מהנושאים החשובים בחוזה השכרת ציוד לאירועים הוא הפיזור וההקמה של הציוד.

בעוד הקמת הציוד לרוב מובנת מאליה (אך עדיין צריך לוודא שהיא כלולה בהצעת המחיר) וכנראה אף חברה להשכרת ציוד לא תשאיר אתכם עם ערימה של אוהלים מפורקים ותיסע לדרכה, עניין הפיזור הרבה פחות מובן מאליו.

 בפיזור הכוונה היא לארגון הציוד בשטח האירוע. פיזור הציוד מחברת ההשכרה דורש כוח אדם וזמן, במיוחד באירועים גדולים, ועל כן הוא נתח רציני בהצעת המחיר והרבה פעמים רק הסעיף הזה מגיע עד ל-20% מכלל מחיר ההשכרה כולה.

 כדי לא להיתקע עם ערימת כסאות לצד המשאית ומבט מופתע ביום האירוע שלכם, וודאו שגם הפיזור וההצבה של הציוד בשטח האירוע כלולים בהצעת המחיר שלכם.

לוח זמני הקמה של ציוד לאיורעים

ההקמה והפיזור באירועים גדולים עלולים לקחת זמן ועל כן כדאי גם לסכם מראש את לוח הזמנים להקמת ולפיזור הציוד. אירועים גדולים מאוד יכולים אפילו לדרוש הקמה של יומיים, וכדאי לדעת את זה מראש כמובן.

אחד הדברים שחשוב לוודא בסגירת חוזה עם חברת השכרת ציוד אירועים הוא ביטוח צד ג'. במידה וחס וחלילה משהו נופל ופוגע באדם במהלך האירוע או במהלך ההקמה חשוב שלחברת השכרת הציוד יהיה ביטוח שמכסה פגיעות כאלה ושהנטל לא ייפול חלילה עליכם, הלקוחות.

גם לגבי נזק שעלול לקרות לציוד במהלך האירוע, חשוב שיהיה סיכום מראש מהו התשלום מצידכם במצב כזה. גם אתם תסתכלו על הציוד ותנסו להבחין אם משהו כבר הגיע עם פגם משמעותי, קצת כמו כששוכרים אוטו.

לאחר בירור ומחקר הגענו למסקנה שאין כל כך איך לזהות חברת השכרת ציוד לאירועים מומלצת שלא דרך המלצות. לעזרתכם אספנו רשימת חברות השכרת ציוד לאירועים המתמחות בשכרת מגוון רחב של ציוד לאירועים ומדורגות עם חוות דעת של לקוחות קודמים.