הפקת אירוע בטבע דורשת:
אישורים ותיאומים: בדיקת דרישות הרשות המקומית, משטרה, מכבי אש או רט"ג (בהתאם למיקום).
תשתיות בסיס: גנרטורים, פריסת נקודות מים ושירותים ניידים.
ציוד ותאורה: ריהוט, ההצללה, ופריסת גרילנדות ופרוז'קטורים.
ניהול האירוע: המפיק מרכז את התיאום מול הספקים ומטפל בבלת"מים בזמן אמת.
מחיר מפיק אירועים: מתחיל ב4,500-5,000 ש"ח
כל המידע במאמר מבוסס על מידע ממפיקי אירועים המדורגים באתר מידרג.
 

כשמפיקים אירוע בטבע, צריך לזכור שהטבע אומנם מספק את התפאורה המושלמת - אבל התשתיות? זה כבר עליכם. לא כל שדה או חורשה מתאימים לאירוע, ולא בכל מקום תוכלו לבשל, להבעיר אש או אפילו לפרוס שולחנות. לפני שאתם מתאהבים בלוקיישן, תבדקו אם צריך אישור מהרשות המקומית, ממכבי האש או מרשות הטבע והגנים. אחרת, במקום לצעוד לחופה, תמצאו את עצמכם צועדים החוצה עם דו"ח ביד.

אם תבחרו להפיק לבד חשוב שתפנו אל כל הרשויות כמה שיותר מוקדם כדי לוודא מולם האם נדרש אישור, כמה זמן מראש יש להגיש את הבקשה ואיזה מסמכים לצרף. אם תבחרו להיעזר במפיק אירועים, הוא כבר יטפל בכל זה עבורכם.

אז מה חשוב לדעת לפני הפקת אירוע בטבע?

חשמל –מחיר השכרת גנרטור קטן או בינוני ליום נע בין 150 ל-700 ₪, בהתאם להספק שלו, כאשר תוספת הובלה והתקנה תעלה 150-300 ₪. אם תצטרכו גנרטור גדול או מספר גנרטורים, המחיר יעלה, כמובן. 

כדי לבחור את הגנרטור המתאים, יש לחשב את צריכת החשמל של הציוד ולוודא שההספק מתאים עם מרווח ביטחון – למשל, אירוע קטן עם רמקולים, תאורה ומיחם ידרוש גנרטור של  3,500 וואט לפחות. 

חשוב לזכור שגנרטור עובד על דלק, כאשר כל ליטר מספיק לכשעה של פעילות – ולכן, אם האירוע ארוך, כדאי להצטייד בג’ריקן מילוי. 

חלק מחברות ההשכרה מספקות שירות מלא הכולל גנרטור, התקנה ודלק, בעוד שאחרות מצפות שתדאגו להחזיר אותו עם מיכל מלא - וכדאי לוודא את זה מראש. 

מים – שירותים ניידים, שטיפת ידיים ואפילו שתייה לאורחים דורשים מקור מים מסודר. אפשר להסתמך על נקודת מים קרובה או להביא מיכלים גדולים.

גישה ונוחות – בבחירת השטח תשאלו את עצמכם האם המקום נגיש לכל האורחים? האם יש חניה מסודרת? ואם האירוע יכלול ריהוט כבד או ציוד, האם ניתן לשנע אותו בצורה בטוחה?  למשל, אם אתם מתכננים אירוע בים, צריך לקחת בחשבון את החול - שלא נגיש לעגלות וכסאות גלגלים ויכול להקשות על הובלת הציוד.

תאורה – תאורה היא אחד האלמנטים החשובים בכל אירוע, במיוחד כשמדובר באירוע חוץ. יש שני סוגי תאורה מרכזיים שלרוב משלבים ביניהם:

• פרוז'קטורים: מספקים תאורה חזקה ושטוחה לאזורי העבודה, המטבח והחניה. זוג פרוז'קטורים על חצובה יעלה כ-150-170 ₪.
• גרילנדות: יוצרות את האווירה החמה והרומנטית אך משמשות כתוספת בלבד . השכרת גרילנדה תעלה כ-6-12 ₪ למטר. 

 כדאי לבדוק אם חברת ההשכרה מספקת גם ציוד נוסף כמו הצללה, ריהוט וציוד הגברה, בגלל שלפעמים המחיר כולל את כל החבילה.

אחרי האישורים, החשמל והתאורה, הגיע הזמן לעבור לפרטים היותר "קטנים" (אבל קריטיים) - השכרת ציוד. שולחנות, כיסאות, כלי אוכל, אוהלים, מאווררים ופטריות חימום - כל אלה הם חלק בלתי נפרד מאירוע בשטח.  

כשתבחרו חברת השכרת ציוד, וודאו שהיא מתמחה באירועי שטח ולא רק באולמות סגורים. בנוסף, בידקו האם משתלם לכם לשכור את כל הציוד מחברה אחת כדי לחסוך בכאב ראש לוגיסטי, או לפצל בין כמה ספקים. 

מה חשוב לבדוק לפני שסוגרים עם חברת ציוד?

 לראות לפני שסוגרים – בדיוק כמו שטועמים אוכל לפני שסוגרים קייטרינג (שגם לזה אנחנו תיכף נגיע ), בידקו את הציוד בפועל, בקשו לקבל תמונות מאירועים קודמים או להגיע למחסן החברה כדי לוודא שהכול תואם לציפיות שלכם.

סוג וגודל הציוד – ודאו שהציוד מתאים לסגנון האירוע שלכם ושאתם לא שוכרים ציוד גדול או מסורבל מדי לשטח הנתון.

נוחות ההובלה – הובלת הציוד היא אחד הגורמים המרכזיים שמשפיעים על המחיר. אם מדובר בכמות קטנה של שולחנות וכיסאות, תוכלו לאסוף אותם בעצמכם ולחסוך עלויות (רכב משפחתי יכול להכיל עד 20 כיסאות, תלוי בנחישות שלכם).
ברוב המקרים, הובלה עם נגרר תעלה 150-500 ₪, כולל סידור הציוד בשטח. אבל אם מדובר בכמות גדולה, החברה תיאלץ להשתמש במשאית, מה שמייקר את ההובלה בכ-50% ויותר בשל תוספת כוח אדם.
במקרים מיוחדים, כמו אירוע בטבע עם גישה מוגבלת, החברה עשויה לדרוש תוספת תשלום עבור סבלים, מנוף או רכבי שטח. מלבד תוספת התשלום, תהיה כאן גם תוספת של זמן עבודה, שכדאי להיערך אליו מראש.

שירות פיזור – חלק מחברות ההשכרה משאירות את הציוד ליד המשאית, מה שידרוש מכם להקים ולסדר הכל לבד. שירות פיזור והצבה של ציוד בשטח יכול להגיע לעד 20% מסך עלות ההשכרה. וודאו מראש אם השירות כלול בהצעה כדי שלא תמצאו את עצמכם מרימים שולחנות בבגדי ערב. 

לוח זמנים להקמה – אירועים גדולים במיוחד יכולים לדרוש הקמה של יום-יומיים מראש, ולכן סכמו מראש את זמני ההקמה והפירוק, כדי שלא תמצאו את עצמכם מעמידים שולחנות רגע לפני שהאורחים מגיעים.

ביטוח צד ג' – מה קורה אם נגרם נזק לציוד או אם מישהו נפגע במהלך האירוע (טפו טפו לא עלינו)? ודאו שלחברת ההשכרה יש ביטוח מתאים ושברור מראש מה האחריות שלכם במקרה של תקלה או נזק. 

💡 טיפ קטן להפקה: לפני שסוגרים, עברו על החוזה סעיף-סעיף, בדקו את מצב הציוד ווודאו מראש את זמני ההובלה וההקמה. 

אם תבחרו להיעזר במפיק אירועים, זאת כמובן תהיה האחריות שלו, ואתם לא צריכים לבדוק את החוזה בכזה דקדוק בעצמכם. המפיק הוא זה שינהל את השיח הטכני מול חברות הציוד, יתאים את החוזים לדרישות שלכם ויידאג לכל נושא הביטוחים בשטח.

אוכל טוב הוא לב האירוע, אבל כשנמצאים בשטח – האוכל הופך גם לאתגר לוגיסטי.  אז לפני שאתם מתכננים ערב סטייקים תחת כיפת השמיים, בדקו מול הרשות המקומית ומכבי האש האם ומתי מותר להבעיר אש בלוקיישן שבחרתם.

כשמדובר בקייטרינג בשטח, יש לכם שתי אפשרויות מרכזיות: 

קייטרינג שמבשל במקום – חוויה שדורשת הקמת מטבח בשטח – עמדות בישול, חיבורי מים, שולחנות עבודה, הצללה וגנרטור חזק ונפרד עבור המקררים והתנורים של הקייטרינג.

   🏷️כמה זה עולה? נע בין 150 ל-350 ₪ לאדם. באירועי קונספט מורכבים כמו חוויית אסאדו או נתחי בשר מיוחדים, המחיר יכול לטפס גם ל-500 ₪ לאדם. 

. קייטרינג שמביא את האוכל מוכן – פתרון פשוט ונוח יותר מבחינה לוגיסטית. האוכל מגיע מוכן בתוך מכלים שומרי חום ומוגש בעמדות בופה, מה שמצמצם את הצורך בתשתיות מורכבות בשטח.

   🏷️כמה זה עולה? נע בין 70 ל-200 ₪ למנה. בקייטרינג חלבי או מגשי אירוח העלויות עשויות להיות נמוכות אף יותר. 

התוספות שחשוב לשקלל בתקציב: בנוסף למחיר המנה, אל תשכחו להוסיף עלות שתייה קלה (10-14 ₪ לאורח), בר אלכוהול (30-40 ₪ לאורח) ושירות של מלצרים וברמנים (250-500 ₪ ליום עבודה לאיש צוות).

❤️שימו לב: לא כל חברות הקייטרינג דואגות לתשתיות שלהן בעצמן. במקרים רבים תצטרכו לשכור בנפרד שולחנות מזנון, כלי הגשה, פינות שטיפת ידיים ואוהלי מטבח עבורן.

💡 טיפ לסנכרון בין הספקים: אחד האתגרים הגדולים בהפקת אירוע שטח הוא התיאום בין חברת הקייטרינג לחברת החשמל והמים. הקייטרינג יבקש מכם דרישות טכניות ספציפיות (למשל: "שקע תלת-פאזי 32 אמפר ונקודת מים במרחק של עד 10 מטרים"). חשוב להעביר את הדרישות הללו במדויק לחברת הגנרטורים והתשתיות כדי למנוע קפיצות חשמל או חוסר במים בזמן אמת. מפיק אירועים מנוסה לוקח על עצמו את כל התיאום והסנכרון הטכני הזה בין הספקים השונים, כך שבמקרה ובחרתם להעזר במפיק אתם לא צריכים לנהל את הסנכרון בין הספקים. 

אטרקציות לאירוע בטבע הן תוספת כיפית, אבל גם מבצע לוגיסטי, בעיקר כי מתנפחים לא מתנפחים מעצמם ומכונת סוכר זה אחלה, אבל בלי חשמל או גנרטור היא סתם קישוט.

האפשרויות כמעט אינסופיות - מהפעלות לילדים ועד עמדות קולינריות שוות, הכל תלוי באופי האירוע, התקציב ותנאי השטח.

כדי לסדר לכם את האוזן,  השכרת מכונות מזון כמו קרפ צרפתי, ברד או שערות סבתא תעלה לכם 150-200 ₪ ליום למכונה.

 גם גישה היא פרמטר לחישוב המחיר - אם יש צורך בהובלה תוסיפו עוד 200-500 ₪ למחיר האטרקציה. 

היתרונות הגדולים של מפיק אירועים בטבע הם החיסכון בזמן, מניעת טעויות יקרות ושקט נפשי. נכון שתצטרכו לשלם למפיק, אבל הוא יכול לחסוך לכם כסף במקומות שלא חשבתם שאפשר או שלא ציפיתם שיולידו תשלום גבוה. 

מפיק מנוסה לא רק מטפל במקומכם בבירוקרטיה מול הרשויות להשגת אישורים, אלא משמש ככתובת אחת לכל הספקים שמגיעים לשטח במקביל. הוא דואג לסנכרון בין חברת החשמל, הקייטרינג, הריהוט וההגברה, ויודע לפתור בלת"מים בזמן אמת - החל מגנרטור שפתאום מגמגם ועד לשינויי מזג אוויר פתאומיים - מבלי שאתם או האורחים שלכם תרגישו בכך.

כמה עולה מפיק אירועים בטבע? 

אין אחידות בחישוב שכר הטרחה של מפיק. יש מפיקים שמתמחרים את העבודה שלהם באחוזים מסך התקציב הכולל של ההפקה (לרוב בין 10% ל-20%, בהתאם למורכבות השטח ומספר הספקים), ויש שמחשבים מראש את שעות העבודה הצפויות וגובים תשלום לפי שעה, יש שמתמחרים לפי מספר משתתפים באירוע, ויש המציעים סכום קבוע (גלובלי) לכל סוג הפקה.

יחד עם זאת, לרוב המפיקים יש מחיר מינימום שנמצא בטווח של 4,500-5,000 ₪. 

כאמור, בזכות ניסיון, קשרים ארוכי טווח והסכמי מסגרת מול ספקי ציוד וקייטרינג, מפיקים רבים מצליחים להשיג הנחות משמעותיות, לחסוך זמן ולמנוע טעויות - מה שיכול לצמצם עלויות ולקצר משמעותית את זמן העבודה על האירוע.

אם הפקת אירוע בטבע מרגיש לכם קצת כמו להרכיב פאזל בלי תמונה על הקופסא עם כל הבלת"מים שבדרך, אל תדאגו, יש לנו רשימה של מפיקי אירועים מומלצים שיכולים לחסוך לכם את כאב הראש ולדאוג שהכול יתקתק. שיהיה במזל טוב