הפקת אירוע חברה – כגון כנס, יום גיבוש או מסיבה – מחזקת את התרבות הארגונית ושייכות העובדים. תהליך התכנון כולל בחירת לוקיישן, גיבוש קונספט, ניהול תקציב ובחירת ספקים. בתקציב מומלץ להשאיר 10% רזרבה, ולא כדאי להתפשר על האוכל וההגברה. מפיק מקצועי ידע היכן נכון לצמצם עלויות. המידע במאמר מבוסס על מידע ממפיקי אירועים המדורגים באתר מידרג.

אם אתם חושבים על הפקת אירוע חברה - בין אם מדובר בכנס שנתי, ערב גיבוש לעובדים, או יום משפחות בפארק, כדאי לעצור רגע ולתכנן כמו שצריך. אירוע חברה לא נועד רק לשמח את העובדים או לשבור את השגרה (למרות שגם זה חשוב), אלא להכניס ערך מוסף לתרבות הארגונית. לכן, הפקת אירוע חברה צריכה להיות מקצועית, יצירתית, ובעיקר: מתאימה לאופי הארגון.

 השלב הראשון בהפקת אירוע חברה טוב הוא תזמון. מומלץ להתחיל לפחות חודשיים מראש, ובמקרה של כנסים או הפקות מורכבות אפילו חצי שנה לפני. 

למה כל כך מוקדם? כי לוקיישנים שווים נסגרים מהר, ספקים איכותיים נתפסים אפילו מהר יותר, ופיצוח של תוכן איכותי דורש זמן וחשיבה. תכנון מוקדם יעניק לכם מרחב תמרון לקבלת החלטות מושכלות, במקום להתפשר על מה שנשאר ברגע האחרון.

בחירת הלוקיישן המושלם

 בחירת מקום להפקת אירוע חברה משפיע על כל חוויית המשתתפים, מהאווירה ועד לנוחות. בין אם אתם מתכננים יום כיף לעובדים בטבע או כנס מקצועי באולם, ודאו שהלוקיישן נגיש, מתאים לכמות המשתתפים, עונה על הצרכים הטכניים ומתכנס למסגרת התקציב שלכם. 

גיבוש קונספט ותוכן

 בשלב הזה מחליטים מה עומד להיות ה"בשר" של אירוע החברה: האם זו הופעה של אמן מוכר? סדנה? הרצאה מקצועית? חשוב להתאים את התוכן לאופי הקהל, למטרות האירוע ולאווירה שרוצים ליצור. זה גם הזמן לחשוב על קונספט עיצובי, נושא מרכזי או רעיון שייחד את האירוע שלכם מאחרים.

 

בחירת הספקים הנכונים

 כאן בוחרים את מי שיהפוך את התוכניות למציאות: חברת קייטרינג, ספקי הגברה ותאורה, עיצוב, אטרקציות (כמו דוכנים, סדנאות או פעילויות מיוחדות), צלמים ועוד. השלב הזה יכול להיות עמוס ומלחיץ. אבל אם תעזרו במפיק אירועים שהתנסה כבר בהפקת אירועי חברה, תצלחו את השלב הזה בקלות. מפיק מנוסה כבר יכיר את הספקים האמינים והאיכותיים בשוק, וידע להתאים אותם לתקציב ולחזון שלכם בהפקת האירוע.

שלב ההפקה בפועל

 בימים שלפני האירוע וביום עצמו המפיק של האירוע אחראי לתיאום בין כל הגורמים: לוודא שהכל מגיע בזמן, שהציוד תקין, שהתוכנית מתבצעת חלק, ולטפל בכל מה שצץ בדרך (ותמיד צץ משהו!). כשיש מפיק מקצועי שמנהל את האירוע מאחורי הקלעים, אתם יכולים להיות רגועים ולהתמקד באירוע עצמו.

יש סוגים רבים של אירועי חברה וכל סוג אירוע משרת מטרה אחרת, עם אופי שונה ודרישות הפקה ייחודיות. הנה הסוגים הנפוצים ביותר:

 ימי גיבוש ופעילויות חווייתיות - ימי גיבוש יכולים לכלול טיולים בטבע, משחקי קבוצות, סדנאות בישול, חדרי בריחה, פעילויות ODT ועוד. יש גם אירועים שמיועדים למשפחות העובדים, כמו טיול משפחות, קייטנה לילדים או יום כיף משותף. הרעיון הוא לצאת מהשגרה, להכיר את העובדים בצורה אישית, ולחזק את שיתוף הפעולה ביניהם. 

אירועים עסקיים - כנסים מקצועיים, השקות מוצרים, ימי עיון או תערוכות. באירועים כאלה הקהל יכול לכלול גם שותפים עסקיים, לקוחות פוטנציאליים או מובילי דעה. כאן ההפקה מדויקת ומוקפדת, עם דגש על תכנים מקצועיים. המטרה היא לחזק את המותג ולהרחיב את הקשרים העסקיים של החברה.

 אירועים חגיגיים - מסיבות סוף שנה נוצצות, הרמות כוסית לחגים, או ציון אבן דרך חשובה. באירועים כאלה הדגש הוא על אווירה טובה, אוכל איכותי, מוזיקה, ולפעמים גם מופע או אטרקציה מיוחדת. המטרה היא להוקיר את העובדים, לחזק את תחושת הגאווה והחיבור לארגון, ולתת לכולם סיבה טובה לחייך.

כל הפקת אירוע חברה מתחילה מהגדרת תקציב, וזה בדיוק מה שיעזור לכם להוציא את המקסימום מהאירוע בלי להוציא את המקסימום מהכיס. ההמלצה של המפיקים היא שתקפידו להגיע למפיק עם טווח תקציב ברור, כדי שהוא יוכל לבנות עבורכם את האירוע הכי טוב במסגרת התקציב שיש לכם. 

כשבונים את התקציב, יש דברים שאפשר לחסוך עליהם כמו עיצוב והפקות מיתוג יקרות. מצד שני, יש תחומים שלא כדאי להתפשר בהם, כמו אוכל איכותי לעובדים או ציוד הגברה ותאורה ברמה גבוהה. מפיק עם ניסיון ידע לעזור לכם למצוא את האיזון הנכון, ידע איזה ספקים להציע ואיפה אפשר לשדרג או לחסוך בהפקת אירוע חברה.

 שימו לב: חשוב גם להשאיר רזרבה של כ-10% להוצאות בלתי צפויות (כי בואו נודה באמת, זה תמיד קורה), כדי שתוכלו להיות רגועים לאורך כל הדרך.

טיפ שלנו: את רוב התקציב כדאי להשקיע באוכל, כי קשה להנות על בטן ריקה. העובדים שלכם יגידו לכם תודה :) 

 אתם יכולים לתכנן ולהפיק את האירוע בעצמכם, אבל בינינו - זה פחות מומלץ. 

כשמדובר באירוע קטן כמו יום הולדת או מסיבת רווקות, זה קטן עליכם ולגמרי תוכלו לתכנן ולהפיק את האירוע בעצמכם. הפקת אירוע חברה, לעומת זאת, היא פרויקט מורכב, עם לוחות זמנים, תקציבים, ניהול ספקים, לוגיסטיקה, ותוכן שצריך להתאים בדיוק. אנחנו לא אומרים שלא תצליחו לבד - אבל כדי לחסוך המון כאב ראש ובלת"מים, כדאי להיעזר במפיק אירועים מקצועי בעל ניסיון מוכח בסוג האירוע שאתם רוצים להפיק.

המחיר של כל הפקה תלוי קודם כל בתקציב שלכם, וכמובן בסוג האירוע שתרצו להפיק. אם אתם מתכננים יום גיבוש לעובדים, תוכלו לצאת יחסית בזול (20,000-30,000 ₪). אלא אם אתם רוצים להזמין את עומר אדם - זה כבר סיפור אחר. בואו נאמר שאם זה החזון, תצטרכו בתור התחלה להוסיף לתקציב עוד איזה אפס בצד ימין...

לאירועי חברה אין מחיר אחיד, אבל אספנו לכם כמה מחירים לדוגמא כדי לסבר את האוזן:

 יום גיבוש ל-50 עובדים עם פעילות, ארוחת צהריים והסעות - יעלה לכם בסביבות 30,000 ₪ + מע"מ.

 אירוע ערב חגיגי ל-100 עובדים בגן אירועים, כולל אוכל, די ג'יי, הגברה ותאורה - יתחיל מ-80,000 ש"ח + מע"מ.

 אירוע משפחות ל-200 משתתפים עם דוכני אוכל, מתנפחים, סדנאות לילדים והופעה - יעלה סביב 120,000-150,000 ₪ + מע"מ.

 כנס עסקי ל-150 משתתפים במרכז כנסים, כולל ציוד טכני מלא, דוכני רישום, הרצאות וכיבוד קל - יעלה באזור ה-100,000-130,000 ₪ + מע"מ. 

כדאי לדעת: המחירים יכולים להשתנות בהתאם לעונה, לספקים שתבחרו ולרמת ההפקה והשידרוגים שתבחרו. מפיק מקצועי ידע לעזור לכם להתאים את התוכנית לתקציב בצורה חכמה ולמצוא את האיזון בין עלות לתוצאה.

ניהול והפקת אירוע חברה יכולים להרגיש לפעמים כמו אירוע גדול בפני עצמם, במיוחד אם עושים את זה לבד. כדי לחסוך לכם את כאב הראש והמאמץ, הפקנו לכם רשימה של מפיקי אירועי חברה מומלצים המדורגים על פי חוות דעת של לקוחות קודמים. בהצלחה, תהנו!