הפקת אירוע בים מתחלקת לאירוע בחוף פתוח או במקום סגור סמוך לחוף. האירוע מחייב אישורים מהרשויות, ביטוחים ופתרונות לתשתיות כמו הצללה, נגישות, חשמל וניקיון. הפקה בחוף פתוח רגישה למזג אוויר ודורשת שינוע ציוד בחול, בעוד הפקה במקום סגור בסמוך לחוף מקלה על התפעול. מומלץ להיעזר במפיק מקצועי לניהול הבירוקרטיה והבלת"מים. כל המידע במאמר על פי מפיקי אירועים המדורגים באתר מידרג.

הפקת אירוע בים יכולה להיות שני דברים שונים:

הפקת אירוע בשטח חוף הים.

 הפקת אירוע במקום סגור, כמו למשל  מסעדה, בקו ראשון של החוף. 

מה ההבדל בין הפקת אירוע בים בחוץ לבין הפקת אירוע בים במקום סגור? 

הפקת אירוע בים מורכבת שלושה חלקים עיקריים:

בירוקרטיה ורישוי

תשתיות ותנאי שטח

התמודדות עם תקלות

בירוקרטיה ורישוי בהפקת אירוע בים

 לא משנה איפה החלטתם עם המפיק לקיים את האירוע שלכם, הפקת אירוע בים מחייבת אישורים וביטוחים. אם מדובר בחוף עצמו, צריך לדבר עם הרשות האחראית או הבעלים כדי לקבל מהם אישור לקיום האירוע.

לכל רשות מקומית יש את הדרישות שלה לגבי הפרטים שצריך למלא בבקשה. לפעמים פרטים כלליים על האירוע יספיקו, ולפעמים תצטרכו לצרף גם אישורים נוספים.

ככלל, אירוע מתחת ל-50 איש לא מצריך אבטחה ואין צורך ליידע את המשטרה. אבל באירועים גדולים יותר, לפעמים יש צורך באבטחה ובתיאום מול המשטרה, מד"א ומכבי אש. לפעמים גם אם האירוע שלכם מתקיים במקום סגור, תלוי בגודל האירוע.

 כל אישור כזה, בין אם מהרשות המקומית ובין אם מהגופים המאבטחים, מחייב תשלום אגרה שמשתנה מגוף לגוף. בדרך כלל מדובר באגרה סמלית של כמה מאות שקלים. 

 במקרים שהפקת אירוע בים כוללת מבנים ואפילו גדרות על החוף, יכול להיות תצטרכו לדאוג להיתר בנייה. בנוסף, כמו בכל הפקת אירוע, יש פעמים שיש צורך באישורי קונסטורציה לבמות, באישור של בודק חשמל ובאישורים נוספים. 

מתי צריך כל אישור ואיזה אישורים בדיוק תצטרכו? 

הכל תלוי באירוע שלכם. כמה משתתפים, מה גודל המבנים והבמה, מה גודל תשתית החשמל ומה המיקום המדוייק של האירוע. זאת בדיוק העבודה של מפיק. במהלך הפקת אירוע בים, המפיק הוא זה שאחראי לדאוג לכל ההיתרים והאישורים הדרושים.

כדאי לדעת שיש מפיקים שמתמחים באזור מסויים בארץ. אם תרצו לשכור את שירותם להפקת אירוע בים באזור אחר בארץ, ייתכן והם יבקשו מכם להשיג אישור לשימוש בחוף מהרשות המקומית.
 

תשתיות ותנאי שטח

גם אם הלכתם על המסלול הפשוט יותר, של הפקת אירוע בים במקום סגור, ייתכן שעדיין תרצו להנות מהחוף עצמו. ולכן יהיו כמה תשתיות שעדיין תצטרכו לדאוג להן וכמה תנאי שטח לקחת בחשבון.
 הצללה- אם האירוע שלכם הוא בשעות היום, גם אם הוא כולו מתקיים על החוף וגם אם רק בחלקו, תרצו לדאוג לצל לאורחי האירוע.

נגישות- החול לא נוח לכל  אחד. החול יהיה בעיה גדולה יותר אם יש לכם אורחים מבוגרים, בכסאות גלגלים או עגלות תינוק. במקרים בהם האירוע מתקיים כולו במקום סגור, לרוב זאת לא בעיה, אך בידקו האם המקום נגיש -  מהכניסה ועד לשירותים. בהפקת אירוע בים שאפילו רק חלקו מתקיים בחוץ, תצטרכו למצוא פתרון נגיש לחלק שמתקיים בחול. אם תרצו, למשל, לערוך חתונה במסעדה על הים ושהחופה תתקיים על החוף עצמו, וודאו מראש אם יש למסעדה דק או משטח מרוצף שיאפשר לחלק מהקהל לשבת על המקום המרוצף, ולחופה להתקיים לידם בחול עצמו.

 מחצלות- חול הוא גם לא תמיד המצע האידיאלי לאירוע. לכן, אם אתם מתכננים ישיבה על החוף, בין מדובר בכסאות רגילים או בפינות ישיבה אלטרנטיביות, הניחו מחצלות או משטח הפרדה אחר מתחת למקומות הישיבה.

 רוחות ולחות- התנאים של הים עצמו לא תמיד מאפשרים כל עיצוב באירוע, לכן קחו בחשבון את הרוחות והלחות. למפיק שכבר התנסה בהפקת אירוע בים יש יכולת לדעת איזה עיצובים מתאימים ואיזה עיצובים יהרסו. למשל, מומלץ לא להשתמש בעיצובים שכוללים פרחים, או בדים שיכולים להתנופף ברוח. אם אתם מתכננים חופה על החוף מומלץ לכו על החופה המסורתית והפשוטה ארבעה אנשים שמחזיקים את החופה במקלות, בלי עיצובים נוספים מסביב.

 ניקיון- כמו בכל מקום, גם בחוף הים צריך לנקות אחרי האירוע. המפיק ידאג שבסוף האירוע יגיע צוות ניקיון וינקה אחרי האורחים. באירוע קטן, לא תמיד יהיה צורך בצוות ניקיון חיצוני, ותוכלו יחד עם המפיק והאורחים לאסוף אחריכם שאריות ומזכרות מהאירוע.

באירוע שמתקיים כולו בחוץ, יש צורך גם בגנרטור, תאורה והגברה.

התמודדות עם תקלות

כל מפיק טוב, מכין תוכנית מגרה לכל תקלה שיכולה לבוא. 

מעבר לכל הדברים הרגילים, בהפקת אירוע בים צריך להתאים את האירוע למזג האוויר. במקרה של הפקת אירוע שמתקיים כולו על חוף הים, ההתמודדות עם מזג האוויר תתחיל בבחירת יום שלא צפוי להיות גשום או חם מידי. מה שאומר שאם חשבתם על הפקת אירוע בים בחורף, אנחנו מצטערים להיות אלה שמבשרים לכם שזה כנראה לא יקרה. 

במידה ואחרי הניסיונות להתאים את היום למזג האוויר בכל זאת מתוכננות לכם הפתעות. הפתרון היעיל ביותר יהיה להזיז את האירוע ליום אחר. אם השינוי נודע לכם מספיק זמן מראש, יהיו מקרים שבהם המפיק יוכל להעביר את האירוע שלכם למקום סגור בקרבת הים ובקרבת המיקום המקורי.

אם האירוע שלכם מראש תוכנן למקום סגור שמשלב גם יציאות לחוף, תוכלו להעביר את כולו למתחם הסגור. לכן, מפיק שצופה לרחוק, יבדוק מראש כמה מקומות המקום יכול להכיל ואיך הוא יוכל להכניס אל תוך המתחם גם את החופה, דוכני הפעילות או כל דבר אחר שתוכנן להתקיים בחוץ. לפעמים הפתרון יהיה להושיב חלק מהאורחים בפינות ישיבה אלטרנטיביות ולפנות מקום בחלק מהאזור שתוכננו בו שולחנות. 

המחירים של הפקת אירוע בים תלויים בכמה גורמים:

 התקציב הראשוני שלכם

 כמות האורחים

 האם הוא מתקיים כולו על החוף, או גם במקום סגור

 כמה ספקים תצטרכו לאירוע

 מי המפיק שבחרתם 

יש מפיקים שמחשבים כמה שעות עבודה הם צפויים להשקיע בהפקת האירוע ביום ומתמחרים פר שעת עבודה צפויה, יש שיקחו סכום קבוע לכל הפקה, ויש שיקחו אחוז מהתקציב שלכם.

 רוב המפיקים לא יקחו הפקה בפחות מ-4,500-5,000 ש"ח, גם לאירוע קטן של 15-20 איש. 

לדוגמה, אחד המפיקים באתר מידרג לוקח 4,500 ש"ח, כולל מע"מ, עבור הפקת אירוע על החוף לקהל של 15-20 אורחים. על כל אדם נוסף, המחיר יעלה ב-150 ש"ח.

 מעבר לעלות העבודה של המפיק, תצטרכו לשלם גם לספקים השונים. התשלום לספקים יצא מהתקציב שהגדרתם לאירוע.

לדוגמה, אחת המפיקות באתר מידרג הפיקה חתונה במסעדה על החוף שכללה 50 אורחים. עלות החתונה, לא כולל צלם ודיג'יי, הייתה 78,000 ש"ח.

תודה שובל ושירן, מפיקי ומנהלי אירועים המדורגים באתר מידרג, שעזרו לנו לתת לכם מידע אמין ומדוייק על הפקת אירוע בים.

כדי למצוא מפיק מומלץ להפקת אירוע בים, לא צריך להפליג רחוק. הנה רשימה של מפיקים מומלצים להפקת אירוע בים. לאחר האירוע, ניצור אתכם קשר ונקבל את חוות דעתכם על המפיק שבחרתם!