המחירים של מפיקים משתנים בין מפיקים ובין כנסים שונים, כאשר מחיר המינימום הוא כ-5,000 ש"ח. לפני הפנייה למפיק, חשוב שתגדירו מה התקציב, מה אופי הכנס ומה הציפיות מהכנס. כדאי לדעת שיש מפיקים שינהלו לכם רק את ההיבט הלוגיסטי של הפקת כנס מקצועי, ויש מפיקים שגם ינהלו את התוכן של הכנס. כל המידע במאמר מתבסס על מידע מהמפיקים של אתר מידרג.

כנס מקצועי הוא ההזדמנות שלכם לבניית קהילה, ליצור שימור לקוחות וצמיחה עסקית באמצעות שיתוף ידע בעל ערך אמיתי עם קהל יעד ממוקד.
בהפקת כנס מקצועי יש שני רכיבים עיקריים שצריך להתייחס אליהם:

הלוגיסטיקה- הקמת הבמה, חשמל והגברה בכל המקומות שיתקיימו בהם הרצאות, אוכל, כסאות, אישורי קונסטרוקציה וחשמל במקרים הרלוונטים, אבטחה, וכו'.

התוכן- לתאם את הלו"ז, לוודא שכל המרצים ידברו בהתאם לנושא הכנס, לתאם מנחה לאירוע, וכו'.

כל הפקת אירוע מכילה מרכיבים דומים. מצד שני, לכל סוג אירוע יש את הספקים הייחודים לו ואת התקלות שיכולות לקרות בו. לכן, חשוב מאוד למצוא את המפיק המדויק להפקת האירוע שלכם.

כדי שתהליך הפקת כנס המקצועי יהיה תואם כמה שיותר למטרות שלכם, יש כמה דברים שתצטרכו לומר למפיק כבר בתחילת הדרך:

 תקציב- כל התוכנית של המפיק תשען על התקציב שתקצו לו. לפי זה הוא יבחר את הספקים, את המיקום ואת המוצרים הנלווים. התקציב ילמד את המפיק אם אפשר לעוף גבוה עם התוכניות, או שדווקא צריך להצטמצם כדי להמנע מספקים, אישורים ורישיונות מסויימים.

 אופי הכנס - כדי לבנות את התוכנית הנכונה לכנס, וכדי שהכנס יתאים למשתתפים, המפיק ירצה לדעת מה הנושא, מי קהל היעד והאם הכנס הוא פנימי, לעובדי החברה למשל, או חיצוני.

הציפיות מהכנס - המטרה של הפקת כנס מקצועי היא לספק את הכנס שחלמתם עליו. לכן תעדכנו את המפיק בכל התוכניות והחלומות שלכם,למשל: באיזה אזור בארץ תרצו שהכנס ייתקיים, מה המסרים שחשוב לכם שיעברו, האם יש שפה מיתוגית שצריך שתופיע באלמנטים השונים של הכנס והאם יש דוברים, פעילויות או דוכנים שחשוב שיהיו בכנס.

אפשר להפיק כנס מקצועי גם בלי מפיק. אבל המטרה של המפיק בהפקת כנס מקצועי היא לחסוך את הכאב ראש שבארגון הכנס. מפיק שכבר התנסה בעבר בהפקת כנס מקצועי, מכיר את הפרטים הלוגיסטיים שצריך לדאוג להם, למשל: 

 איזה אישורים ורישיונות צריך. 

 איך לחשב כמה אבטחה צריך, אם בכלל.

 איך לוודא שיש מספיק יציאות חירום. 

 באיזה שעה האוכל של הכנס צריך להיות במקום ואיזה אוכל מתאים. 

 כמה כסאות,שולחנות, מיקרופונים ועמדות בכניסה צריך.

 איזה סעיפים חייבים להיות בחוזים מול הספקים, וממה להזהר.
 

 המפיק הוא גם האוזן הקשבת של הלקוח והוא דואג להפיג את החששות של הלקוח שעולים לאורך הדרך. 

מפיק שהפיק כנסים מקצועיים בעבר, מכיר כבר ספקים טובים ומומלצים. יש מפיקים שיתנו ללקוח לבחור ספק מתוך רשימת המלצות, ויש שיבחרו את הספקים בעצמם. בכל מקרה, המפיק הוא זה שינהל משא ומתן עם ספקים ויסגור עבורכם את החוזים. 
 

כדאי לדעת שיש מפיקי כנסים ואירועים שמשמשים גם כמפיקי תוכן. במקרה כזה, המפיק גם יכתוב את טקסט ההנחייה באירוע, יוודא עם הדוברים בכנס שהם מעבירים את הנושאים והמסרים המתאימים ויסדר את הלו"ז ככה שיווצר תיאום טוב בין ההפסקות לבין ההרצאות הכבדות והקלילות.
במקרה שהמפיק הוא לא מפיק תוכן, הוא לא יכנס לרזולוציות האלה בעצמו. אם התקציב מאפשר, הוא יכול לשכור מפיק תוכן, או להשאיר את המשימה הזאת ללקוח.

חשוב: לא כל מפיק מתעסק בשיווק ופרסום של הכנס. לא בפרסום של הכנס לפני שהוא יוצא לפועל, ולא בסרטונים ותמונות מהכנס להפצה ברשתות החברתיות. במידה ואתם רוצים שהמפיק יטפל גם בתחום הזה, כדאי לוודא איתו בשיחת הטלפון הראשונית שהוא עוסק גם בנושאים האלו.

ביום הכנס, המנהל של הכנס המקצועי הוא המפיק. 

למרות שהלקוח הוא הבעלים של הכנס, הוא יכול להרשות לעצמו להרגיש אורח. כל תקלה שתצוץ וכל בלת"ם שיפול עליכם מלמעלה יעברו לטיפולו של המפיק. המפיק אחראי לכל האירוע, מהקמת הבמה וסידור החניה ועד לדאוג שאחרון האורחים יצא עם מתנות הפרידה מהכנס. ככה שמהרגע שסגרתם עם מפיק לצורך הפקת כנס מקצועי ועד שיסיימו לנקות את האולם אחרי הכנס, לכם יהיה שקט. 

המחיר של הפקת כנס תלוי בעיקר בתקציב שלכם, והמחיר של מפיק עבור הפקת כנס מקצועי, משתנה ממפיק למפיק.

 יש מפיקים שיחשבו לפני תחילת העבודה, כמה שעות עבודה הם צופים שיצטרכו להשקיע בהפקת הכנס המקצועי, ויתמחרו פר שעות עבודה צפויות.

 יש מפיקים שלוקחים מחיר אחיד לכל הפקה

 ויש מפיקים שלוקחים עמלת הפקה בהתאם לגודל התקציב שתשקיעו בהפקה.

  מחיר מינימום של מפיק עבור הפקת כנס מקצועי לרוב ינוע סביב 5,000 ₪. מכאן, המחירים יכולים רק לעלות.

תודה לתום ודנית, מפיקי אירועים המדורגים באתר מידרג, שעזרו לנו לתת לכם מידע אמין ומדויק על הפקת כנס מקצועי.

הפקנו לכם רשימת מפיקי אירועים מומלצים להפקת כנס מקצועי. כל המפיקים מומלצים על ידי לקוחות קודמים. בסוף הכנס, ניצור איתכם קשר כדי לקבל גם את חוות הדעת שלכם על המפיק שבחרתם להפקת הכנס המקצועי. בהצלחה!