אם בברית או בריתה אנחנו חוגגים לידה של תינוק חדש, באירוע השקה חוגגים את הלידה (או לידה מחדש) של מוצר. וממש כמו רפיקי שמציג את סימבה לכל הממלכה, ככה באירוע השקה מציגים את המוצר לאומה. 

הדבר הראשון בהפקת אירוע השקה הוא למקד את כל השאלות סביב האירוע:

מה המטרה: פרסום מוצר המוצר או פרסום של החברה? חיזוק מותג או תדמית של חברה כחברה חזקה בעיני העובדים והלקוחות הקיימים?

מי קהל היעד: החל מחתך גילאים ועד למעמד סוציו אקונומי. פרמטרים שונים עשויים לשנות את אופי האירוע.

מה התקציב: הספקים והלוקיישנים שהמפיק יסגור עבור אירוע ההשקה, תלויים בכמה תקציב יש כדי לשלם עליהם. 

 כמות המשתתפים: האם מדובר באירוע ל-300 איש או ל-3,000 איש?

 נראות האירוע: האם האירוע צריך לשדר יוקרה, או שהוא פשוט צריך להראות טוב? האם יש למוצר או לחברה שפה מיתוגית שצריך להיצמד אליה?

אחרי שמצליחים לגבש את אבני היסוד האלה להפקת אירוע השקה, השלב הבא הוא ליצור קשר עם מפיק. לכאורה, גם מפיק חתונות יכול להפיק אירוע השקה, בסוף בשני המקרים מדובר באירוע. אבל עדיין יש כמה הבדלים. שני המרכזיים שבהם הם: 

הספקים: בשונה מספקים לאירוע בת מצווה או חתונה, לרוב באירוע הפקה יש צורך בספקים שעובדים עם במה, מסכים ובמוצרים אחרים שלא נמצא באירוע אישי או משפחתי. לכן מומלץ ליצור קשר עם מפיק שהתנסה בעבר באירועים דומים, ומחזיק רשימה של ספקים מומלצים למוצרים שאתם צריכים עבור הפקת אירוע השקה.

תפעול האירוע: התקלות והבעיות שיכולות לצוץ באירוע השקה שונות מהתקלות באירוע כמו חתונה או ברית. ביום האירוע, המפיק הוא לרוב מי שינהל את האירוע (ואת הבלת"מים). הוא זה שדואג שהכל יעבוד כמו שצריך ולפתור כל תקלה שתצוץ. לכן כדאי שתבחרו מפיק שיודע להתכונן מראש לתקלות שעלולות להתרחש בזמן האירוע.
 

אם תבחרו להתקדם עם המפיק לצורך הפקת אירוע השקה, הוא כמובן ירצה לדעת את כל המידע הבסיסי: מטרת האירוע, קהל היעד והתקציב. אבל בנוסף חשוב שהוא יידע מה המוצר שאתם משיקים. כלומר:

 האם המוצר הוא מוצר פיזי, כזה שאפשר להעמיד על במה או דוכן ולהראות לקהל? או שמדובר במוצר לא מוחשי, כמו תוכנה, שיהיה צורך במסכי ענק כדי להדגים איך הוא עובד?

 האם מדובר במוצר חדש לגמרי, או במוצר קיים עם חידושים מסויימים? לחלופין האם מדובר בהשקה חוזרת או מיתוג מחדש למוצר שעוד לא הצליח לתפוס?

צורת העבודה על הפקת אירוע השקה משתנה בין מפיק למפיק, ותלויה גם בלקוח.

 יש מפיקים שעובדים רק עם רשימת ספקים מצומצמת. הפקה של אירוע היא כמו סרט נע. אם בתחנה אחת הדברים נתקעים, גם שאר העבודה מתעכבת. למשל אם עבודת העיצוב הגרפי אורכת יותר זמן מהדרוש, אי אפשר להדפיס שלטים או מוצרים ממותגים, הצלם לא יכול למתג את המגנטים וכן הלאה. לכן מפיקים מסויימים בוחרים לעבוד רק עם ספקים שכבר יש להם ניסיון טוב איתם. במקרים כאלה, רק המפיק הוא זה שיבחר את הספקים המתאימים לאירוע.

אם יש למוצר איש מקצוע, נניח מעצב, שמלווה אותו מתחילת הדרך, לפעמים גם מפיק שעובד עם רשימה מצומצמת יאפשר לכם להמשיך לעבוד עם אותו איש מקצוע גם בהפקת אירוע ההשקה. אבל לוח הזמנים וזמן העבודה שהמפיק יקבע להפקת האירוע יהיה ארוך יותר, כדי לאפשר למפיק זמן להתמודד עם בעיות ועיכובים.

מצד שני, יש מפיקים שפתוחים לעבוד עם ספקים חדשים או שמחזיקים רשימה רחבה יותר של ספקים, ויכולים לאפשר ללקוח לבחור ספק מבין מספר אפשרויות.

פרסום ושיווק

 חשוב לדעת שיש מפיקים שמתעסקים בשיווק ופרסום של האירוע וכאלה שלא. כלומר, הם לא יסגרו עם ספקים שיכולים להכין ולפרסם מודעות על האירוע והם לא יכניסו לתוכנית העבודה את שלבי הפרסום וההגעה לקהל הלקוחות הפוטנציאלי. גם במידה ותרצו להוציא אחרי אירוע ההשקה סרטונים לרשתות החברתיות, תצטרכו לתאם זאת מול המפיק. לכן, מומלץ לברר מול המפיק כבר בשיחה הראשונה האם הוא הולך לשווק את האירוע ההשקה או שהפרסום יהיה באחריותכם

ניהול האירוע

בין אם אתם ובין אם המפיק בוחרים את הספקים והמיקום המדוייק בעצמו, מי שינהל בפועל את האירוע מתחילת ההפקה ועד כיבוי האורות בסופו, הוא המפיק. המפיק ינהל הכל, החל מ:

 ניהול משא ומתן מול ספקים, וסגירת חוזים. 

 תפעול הבלת"מים והתקלות במהלך העבודה וגם בזמן האירוע עצמו. 

 להכין את מי שיעלה לבמה, גם ברמת הביטחון העצמי והיכולת לעמוד מול קהל.

 טיפול ברישוי והנפקת אישורים מכל הגופים הדרושים

 הזמנת מאבטחים לפי כמות הקהל. 

 במה ולאישור קונסטרוקציה במידת הצורך

 חשמלאי שיסדר החשמל ואישור מבודק חשמל. 

 טיפול בנראות של אירוע השקה מהשפה המיתוגית ועד לסידור של האולם. 

 תכנון את לוח הזמנים ואחריות שכל מי שצריך לדעת מה הלו"ז, ידע מה הוא.

 בסופו של דבר התפקיד של המפיק הוא לחסוך לכם את הכאב ראש. התפקיד שלכם בהפקת אירוע השקה, יהיה בעיקר לתת את הידע שלכם על המוצר שרלוונטי להשקה שלו.

כשמדובר בהפקת אירועי השקה אין סטנדרט אחיד לתמחור. יש מפיקים שגובים סכום קבוע עבור כל הפקה. יש מפיקים שגובים עמלה שמחושבת מסך העלויות של הפקת אירוע ההשקה שלכם.

ויש מפיקים שמתכננים לו"ז משוער של שעות העבודה שהפקת אירוע ההשקה תדרוש מהם, ומתמחרים לפי שעות עבודה צפויות.
 

בנוסף, יש מפיקים שיגישו הצעת מחיר שבה יגולמו כל ההוצאות, כולל התשלום למפיק. ולעומת זאת מפיקים שיגישו לכם הצעת מחיר שבה יופיעו בנפרד התשלום לספקים ורישיונות והתשלום למפיק.
 

בכל מקרה, מחיר מינימום של מפיק עבור הפקת אירוע השקה, לא כולל הוצאות לספקים, ינוע סביב 5,000 ש"ח. ומכאן אפשר רק לעלות.

האם המידע היה מועיל?

תודה לאסף ואודליה, מפיקי אירועים המדורגים באתר מידרג, שעזרו לנו לתת לכם מידע אמין ומדויק על הפקת אירוע השקה.

כמו שלכל מפיק יש את רשימת הספקים מומלצים שלו, על פי ניסיון העבר שלו, לנו יש את הרשימה שלנו למפיקים מומלצים, על פי ניסיון של לקוחות עבר.

אחרי שתשיקו את המוצר שלכם באירוע נוצץ, ניצור איתכם קשר כדי לקבל גם את חוות הדעת שלכם על המפיק שבחרתם ונעדכן אותה באתר.